Come organizzare un meeting aziendale di successo

Pianificare un meeting aziendale di successo e che soddisfi gli obiettivi prefissati non è certamente cosa facile. Tuttavia, seguendo piccole, ma essenziali accortezze il meeting potrà trasformarsi in un evento in grado di mixare al meglio il lavoro con piacevoli momenti di distensione e relax. Infatti, un incontro tra i professionisti di un’azienda, tramite un congresso, un party o una conferenza, è un momento fondamentale per rinsaldare i rapporti di lavoro, approfondire le relazioni interpersonali, trasferire conoscenze, migliorare l’immagine della società e potenziare le competenze delle differenti figure nei diversi settori.

Il primo passo per l’organizzazione di un buon meeting aziendale è la scelta di una data che metta d’accordo tutti i partecipanti. È buona norma stilare un elenco che comprenda due o tre date da sottoporre all’attenzione degli interessati. Si potrebbe procedere anche con la somministrazione di un questionario, al fine di confrontare al meglio le diverse esigenze e pervenire alla decisione della data ideale, incrociando le preferenze accordate dai partecipanti.

Fissata la data, un altro passo importante sarà scegliere la giusta ambientazione dove tenere il meeting. Il luogo dove predisporre la riunione dovrà avere caratteristiche specifiche. In modo particolare, dovrà essere provvista di una sala riunioni ben organizzata, dotata di un video proiettore, collegamento ad internet, prese funzionali a cui collegare i propri PC, sedie e tavoli comodi per prendere appunti, un’adeguata illuminazione e un buon impianto di climatizzazione.

Ovviamente anche l’acustica non va trascurata; l’impianto necessita di microfoni unidirezionali (chiamati anche cardioidi), in grado di captare solo la voce parlante, isolando gli altri rumori ambientali e permettendo allo speaker di far giungere, nel migliore dei modi, la sua voce agli ospiti in platea.

Inoltre, anche la presenza di microfoni “gelato” è utile per favorire gli interventi e le domande dei partecipanti nei confronti dei diversi relatori.

Ovviamente una buona organizzazione metterà a punto un preciso programma dei lavori.

È buona consuetudine diffondere per mail o a mano l’elenco dettagliato delle attività della giornata; dunque, sarà utile specificare il nome dei diversi relatori, l’argomento affrontato e l’orario dei diversi interventi. Qualora si prevedano interventi da parte di figure professionali esterne all’azienda, allora, sarà importante accompagnare la brochure del programma con la biografia del personaggio in questione.

Al fine di evitare cali di concentrazione, disattenzione e disinteresse è utile prevedere pause ogni due o tre ore, utili per ricaricare le energie e ritemprare la mente.

Questi momenti di distensione torneranno utili anche per approfondire le conoscenze e la socializzazione in un clima di relax, lontano dalle pressioni e dallo stress del lavoro.

In un angolo della sala sarà, comunque, utile predisporre un tavolo con snack e bevande di cui poter usufruire in qualsiasi momento del meeting.

A proposito di cibi e bevande, se il meeting copre l’intera giornata sarà buona norma pensare anche al pranzo per gli ospiti.

La formula più adatta è quella del buffet in piedi, che si consuma nell’arco di mezz’ora – un’ora e prevede cibi sfiziosi, gustosi, ma leggeri, al fine di evitare sonnolenza e problemi digestivi.

Infine, sarà importante prevedere la presenza di cibi adatti ai vegani, ai vegetariani e alle persone affette da intolleranze o altri problemi connessi all’alimentazione. In tal senso ricordiamo l’originale iniziativa di gioco o competizione messa in campo per i propri dipendenti dall’azienda alimentari di Roma.